Politique de confidentialité

Politique de confidentialité et de gouvernance des renseignements personnels - Conformité à la Loi 25

A. Girardin Inc.
Entrée en vigueur : 21 mai 2025
Révisée le : 21 mai 2025

1. Objectif

Cette politique a pour objectif d’assurer la protection des renseignements personnels détenus par A. Girardin Inc. et de respecter les exigences de la Loi 25, qui modifie la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Québec.

2. Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les employés, gestionnaires, sous-traitants et partenaires de A. Girardin Inc. qui recueillent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions.

3. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est :

Nom : Bruno Leclerc
Poste : Président
Courriel : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Téléphone : 888-697-3222

Le responsable veille à la conformité de l’organisation à la Loi 25, au traitement des plaintes, et à la mise en œuvre de la présente politique.

4. Collecte des renseignements personnels

Pour nos clients et nos fournisseurs, les renseignements personnels sont recueillis uniquement pour des fins déterminées, légitimes et nécessaires à l’exploitation de nos services (exemples : vente d’autobus ou de pièces, entretien, suivi de garanties, gestion des ressources humaines, sécurité, facturation, etc.).

Exemples de renseignements collectés :

  • Nom, adresse, téléphone, courriel
  • Informations de permis de conduire (pour essais de véhicules)
  • Coordonnées bancaires (facturation, paiements)

Pour ce qui a trait aux renseignements personnels de nos employés, ils sont recueillis uniquement pour des fins déterminées, légitimes et nécessaires à l’exploitation de nos services (exemples : gestion de la paie, équité salariale, gestion des ressources humaines, etc.).

Exemples de renseignements collectés :

  • Nom, adresse, téléphone, courriel personnel
  • Numéro d’assurance sociale (NAS)
  • Informations bancaires pour la paie
  • Dossiers médicaux (ex. : congés de maladies)
  • Permis de conduire (si utilisé dans le cadre du travail)
  • Évaluation de rendement, antécédents disciplinaires, etc.

5. Consentement

Le consentement est requis pour la collecte, l’utilisation et la communication de tout renseignement personnel, sauf lorsque permis par la loi. Le consentement peut être explicite ou implicite, selon le contexte.

6. Utilisation et communication

Les renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ils peuvent être communiqués à des tiers (ex. : fournisseurs, partenaires, assureurs) uniquement lorsque cela est nécessaire et que des garanties de protection adéquates sont en place.

7. Mesures de sécurité

Des mesures physiques, technologiques et administratives sont mises en place pour protéger les renseignements contre l’accès non autorisé, la perte ou la divulgation :

  • Accès restreint aux dossiers
  • Mots de passe et pares-feux
  • Destruction sécurisée des documents
  • Formations des employés

8. Droits des personnes concernées

Toute personne dont nous détenons des renseignements personnels a le droit de :

  • Accéder à ses renseignements
  • Demander une correction
  • Retirer son consentement
  • Déposer une plainte

Les demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements.

9. Incidents de confidentialité

Tout incident de confidentialité doit être signalé sans délai au responsable désigné. Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, une déclaration sera faite à la Commission d’accès à l’information et à la personne concernée.

10. Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins prévues, puis détruits de manière sécuritaire, conformément à nos procédures internes et à la réglementation applicable.

11. Mise à jour de la politique

Cette politique sera révisée annuellement ou lors de changements importants dans nos pratiques ou dans la législation.

Pour toute question ou commentaire concernant cette politique, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.